Recrutement plus efficace grâce à l’IA : Guide pratique pour les entreprises d’ici 

Avez-vous commencé à tester les outils d’intelligence artificielle dans votre quotidien? 

En ce qui concerne le recrutement, chez Kenova nous continuons de faire des découvertes intéressantes nous permettant d’aider nos clients de manière encore plus approfondie. 

Je me permets donc de vous partager quelques conseils pratiques pour vous aider à intégrer l’IA dans votre stratégie RH, pour être encore plus efficace.

Planification stratégique des ressources

Approche recommandée en 2 étapes : 

1. Utilisez des outils d’IA comme ChatGPT pour analyser les tendances du marché du travail québécois

Voici par exemple, quelques besoins émergents que nous voyons de plus en plus chez nos clients :

• Analyse avancée de données et compétences en BI 

• Expertise en intelligence artificielle et machine learning 

• Gestion des risques numériques et cybersécurité 

• Conformité réglementaire et gestion des risques 

• Compétences en technologies financières (FinTech) 

• Expertise en développement durable et critères ESG 

*Lorsque nous avons interrogé ChatGPT sur ces tendances pour comparer les résultats, 80% d’entre elles figuraient dans sa réponse, ce qui représente une proportion d’adéquation raisonnable. 

2. Intégrez ces insights dans votre planification RH à long terme. Cela impactera les plans de carrières pour vos employés actuels et les compétences recherchées pour vos futurs recrutements. 

Optimisation de l’organigramme 

Puisque les structures organisationnelles se doivent d’être agiles, pour s’adapter à la concurrence, à la pénurie de main-d’œuvre, au marché économique, etc, Lucidchart avec IA intégrée peut être un outil intéressant pour vous aider à mettre chaque morceau de casse-tête au bon endroit. 

Les étapes sont simples :

1. Importez votre organigramme actuel 

2. Définissez vos objectifs de restructuration 

3. Demandez à l’IA de proposer des optimisations en étant de plus en plus précis 

Exemple de requête :

1. Optimise cet organigramme pour intégrer une nouvelle équipe d’analystes en cybersécurité financière, en respectant notre structure plate actuelle et en conservant tous les employés. 

2. Voici les intérêts et forces des employés de ces équipes : (détailler ici). Assure-toi de réaménager les tâches de chaque employé pour que chacun soit à la bonne place. 

3. Comment ces employés pourraient-ils évoluer selon cette structure? 

4. Etc. 

Point d’attention : L’IA propose et donne des perspectives et idées différentes qui peuvent être une base pour vous aider à voir autrement et prendre de meilleures décisions.  Le résultat recherché ne sera évidemment pas final. 

Rédaction efficace des offres d’emploi 

Stratégie : Utilisez l’IA pour une rédaction beaucoup plus rapide. Générez des ébauches, puis personnalisez-les selon votre culture d’entreprise. 

Étapes :

1. Listez les éléments clés du poste, les éléments vendeurs du rôle et de votre culture d’entreprise 

2. Utilisez ChatGPT ou Gemini pour générer une ébauche attrayante. Sachez orienter l’outil sur le ton que vous souhaitez utiliser (plus formel-traditionnel ou plus accessible). Celui-ci devrait le plus possible se rapprocher de votre culture organisationnelle réelle. 

3. Révisez et ajustez pour refléter votre voix unique 

Exemple de demande : Crée une offre d’emploi attrayante pour un analyste financier senior à Montréal, en mettant l’accent sur notre culture d’innovation et nos opportunités de développement professionnel. 

Point d’attention : Si vous avez une description de poste existante pour un autre poste (un modèle déjà établi que vous souhaitez conserver), il est important de la joindre à la demande pour vous assurer de respecter la structure pour fin de cohérence et conformité. Si vous n’avez pas de modèle ou souhaitez l’optimiser, il est important de clarifier vos critères (concis ou détaillé, l’ordre des paragraphes, etc.) 

Création de grilles d’entrevue objectives 

Processus pour chacun de vos postes en recrutement :

1. Définissez vos critères clés, priorités et leur pondération 

2. Utilisez l’IA comme Chat GPT ou Claude AI pour générer des questions pertinentes 

3. Affinez la grille avec votre équipe RH 

4. Assurez-vous que chaque entrevue passe par cette grille et établissez un pointage pour chaque candidature. Ceci vous aidera dans votre choix final. 

Exemple de demande : Pour un poste de contrôleur financier, vous pourriez pondérer ainsi : expertise technique (40%), leadership (30%), adaptabilité (20%), communication (10%). Demandez ensuite à l’IA de générer des questions pour chaque critère. 

Conseil important : La pondération reflète vos priorités. Assurez-vous qu’elle s’aligne sur vos besoins spécifiques. 

Analyse comparative des candidats 

Outils recommandés :

• Vous pouvez vous prémunir d’un logiciel de gestion des candidatures (ATS) avec capacités d’IA 

• Si l’investissement d’un ATS ne fait pas actuellement partie de vos priorités, vous pouvez aussi utiliser Chat GPT ou Claude AI

Mise en œuvre ATS :

1. Configurez votre ATS avec vos critères de sélection  

2. Laissez l’IA effectuer une première analyse comparative 

3. Examinez les résultats et affinez si nécessaire 

Bonnes pratiques :

• Demandez toujours à l’IA d’expliquer ses choix. Cela vous aide à comprendre la logique derrière les classements et à affiner vos critères. 

• Ne mettez aucune donnée sensible dans l’outil tel les coordonnées d’une candidature, pour respecter les normes de la loi 25 

• Ne laissez jamais un outil choisir pour vous 

*Il est important de noter que les politiques de conservation des données varient selon les outils d’IA. Par exemple, ChatGPT conserve par défaut l’historique des conversations pour améliorer ses modèles (bien que cette option puisse être désactivée), tandis que Claude AI ne les utilise pas par défaut pour l’entraînement de ses modèles. Dans tous les cas, soyez vigilant quant aux informations personnelles que vous partagez. 

Anticiper les parcours de carrière 

Utilisez l’IA, comme Claude AI par exemple, pour identifier des opportunités de développement de carrière non évidentes chez vos employés que vous souhaitez garder sur le long terme. 

Processus :

1. Créez des profils détaillés de vos employés (compétences, expériences, intérêts, talents, personnalité, etc.). 

2. Alimentez un outil d’IA avec ces profils en détaillant votre vision de l’entreprise dans quelques années 

3. Demandez des suggestions de parcours personnalisés 

Exemple de requête : Suggère-moi trois parcours de carrière potentiels pour ce profil dans notre entreprise, en tenant compte de nos besoins futurs en expertise fiscale internationale. (Joindre à la requête les documents pertinents comme le CV, test de personnalité, profil d’intérêt en vous assurant qu’il n’y ait pas de données personnelles) 

Impact : Cette approche peut révéler des opportunités de développement avant-gardistes. Vous pourrez alors aborder le tout avec vos employés clés et ajuster au besoin. Une pratique très intéressante pour améliorer votre rétention et satisfaction à l’interne. 

Réflexions finales 

Nous considérons que l’intégration de l’IA dans nos processus RH ouvre de nouvelles perspectives absolument passionnantes! Soyons cependant vigilants. Rappelons-nous que la clé du succès réside dans l’équilibre entre technologie et expertise humaine. 

Équilibre humain-IA : Les outils d’IA sont là pour vous assister, pas pour remplacer votre jugement. Ils peuvent accélérer certaines tâches et apporter de nouvelles perspectives, mais c’est votre expertise qui donnera tout son sens à ces insights. Par exemple, lorsque l’IA vous propose une analyse comparative des candidats, c’est votre compréhension approfondie des besoins de l’entreprise qui guidera la décision finale. 

Projets pilotes : Avant de plonger tête première, commencez par tester ces outils à petite échelle. Choisissez un aspect de votre processus de recrutement, mettons la rédaction d’offres d’emploi, et expérimentez avec l’IA pendant quelques semaines. Évaluez les résultats : les offres attirent-elles plus de candidats qualifiés ? Le processus est-il vraiment plus rapide ? Ces retours d’expérience vous aideront à affiner votre approche avant un déploiement plus large. 

Comité d’innovation : Pour vraiment tirer parti de ces nouvelles technologies, pourquoi ne pas créer un comité d’innovation dédié à l’IA dans les RH ? Ce groupe pourrait : 

• Se tenir au courant des dernières avancées en IA pour le recrutement (croyez-nous, ça évolue vite !) 

• Tester de nouvelles applications et voir comment les adapter à vos besoins spécifiques 

• Organiser des formations pour que toute l’équipe RH soit à l’aise avec ces outils 

• Mesurer l’impact de l’IA sur vos processus et proposer des améliorations 

• Collaborer avec d’autres départements pour trouver de nouvelles façons d’utiliser l’IA 

Les équipes en recrutement peuvent désormais devenir un véritable laboratoire d’innovation, qui aidera votre entreprise à recruter et conserver les meilleures ressources du marché. 

Prochaines étapes

1. Choisissez un projet pilote : peut-être l’utilisation de ChatGPT pour vos descriptions de poste ? 

2. Formez un petit groupe pour tester et évaluer les résultats 

3. Partagez vos découvertes avec l’ensemble de l’équipe 

4. Décidez des prochaines étapes : étendre l’utilisation, essayer un nouvel outil, ou retourner à la planche à dessin

Si vous manquez de temps, Kenova demeure entièrement à votre disposition pour vous accompagner dans cette aventure. Que vous ayez besoin d’aide pour configurer vos outils d’IA, former votre équipe, discuter des meilleures pratiques ou même que nous prenions en charge l’ensemble du processus, n’hésitez pas à nous contacter. 

Marie-Eve Cloutier, CRHA